Lucero Vázquez en Entre Empresarios: tecnología y cumplimiento regulatorio

La conversación, en texto

Editamos la transcripción para que se lea bien: quitamos muletillas y repeticiones, ordenamos algunas ideas y dejamos entre comillas lo que vale tal cual. Corresponde al bloque de negocio de la conversación, sin el corte comercial.

De dónde sale weComplai

Lucero vivió el problema del cumplimiento desde cinco lugares distintos dentro de instituciones financieras: el área que tiene que cumplir, la que verifica que otro cumplió, la que atiende al auditor, la que atiende a las autoridades que vienen a revisar, y la de riesgos y seguridad. Después lo vio una sexta vez, desde su propia consultoría.

Ahí encontró el límite. «Aunque tú puedas ayudar, no quitábamos que era manual, no quitábamos que era complicada la tarea, laboriosa», contó. De esa conclusión salió la decisión de resolverlo de raíz, con dos intenciones: que quienes trabajan en cumplimiento dejen de ser operativos y se vuelvan consultivos y estratégicos, y que la empresa pueda crecer e innovar sin cargar el cumplimiento como un lastre.

La paradoja de la función de cumplimiento

Es una función que solo se nota cuando falla.

«Si todo sale bien, no se nota, significa que lo hiciste bien. Pero si algo sale mal, empiezan las quejas: puede ser desde simplemente algún detalle, una observación, hasta que te quiten la licencia de operación.»

Y detrás de esa invisibilidad hay un costo que sí se mide en el negocio: un producto que debía salir en un plazo y sale en el doble; una autorización que se alarga o no llega; la competencia que llega primero. «Cada día diferente a lo planeado es dinero, es esfuerzo, es no estar en el mercado.»

Del otro lado está lo que se gana haciéndolo bien: una reputación sólida, la confianza de clientes y autoridades, y la capacidad de moverse rápido. «Una vez que estás con la empresa, los directores, no importa quién, lo que quieras es moverte rápido.»

Qué significa cumplimiento inteligente

De ahí sale la categoría con la que describe el producto: un ecosistema que resuelve de forma integral los procesos de cumplimiento regulatorio y de gobierno corporativo —riesgos, evidencias, auditorías, administración de incidentes y sus planes de autocorrección— en lugar de operarlos fragmentados, aislados y a mano.

Lo que cambia, en sus palabras, es el lugar desde el que se trabaja: «desde un control total, desde una visibilidad completa, desde información en tiempo real, desde saber dónde estás parado», para poder asumir riesgos, tomar decisiones, asignar recursos y priorizar.

Cuando cambia la ley

Si te quedas con un solo ejemplo de toda la conversación, que sea este.

Antes. Llega un cambio a la ley. El equipo se pone a identificarlo a mano, a estimar el impacto en la organización y a revisar toda la aplicabilidad. «Te puedes llevar meses.»

Con cumplimiento inteligente. «Llegas a tu oficina, te avisan que hubo un cambio de ley, te dan el resumen del cambio, te dan el comparativo, te crean ya la matriz en automático de los cambios y te dicen dónde te impactó, en todas las matrices que estén abiertas de cumplimiento. Le avisa a todo el mundo: este es nuevo, este cambió, está aquí y te pegó en todo esto. Cuestión de minutos.»

Cuando hay que decidir un producto nuevo

El patrón conocido: se convoca al área responsable, hay que entender qué se quiere hacer, ir a investigar en las leyes, ver qué sí y qué no, y regresar con la respuesta días después.

La versión que describe: estar en la reunión, plantear en la plataforma el producto y sus criterios, y recibir en ese momento todo lo que hay que considerar. La decisión se toma con la reunión abierta.

Cuando hay junta de consejo

«Normalmente, en temas de cumplimiento, la información que tú llevarías la llevarías al corte de un mes atrás, o de dos, o de un trimestre atrás. Pero no siempre al día.» Y las decisiones se toman con la foto que hay.

La alternativa es proyectar el tablero al corte de hoy: cómo vamos con cada autoridad, cómo va la auditoría, en qué punto está cada proyecto con componente regulatorio. «El rumbo para seguir dirigiendo es distinto.»

Cuando llega una auditoría

Antes. «A correr. Sacas a n personas, y los documentos, y no es el firmado, y no es la última versión, y dónde está, y quién lo tiene.» Media empresa se detiene, incluidas las personas que deberían estar generando ingresos.

Después. El expediente ya está armado, porque se fue armando en el día a día: el proceso completo, los documentos aprobados, los vistos buenos, las firmas. «Simplemente le das acceso o les mandas la información.» Una persona atiende la auditoría, y solo se llama al especialista para los puntos finos.

La norma no se queda quieta

Alrededor del negocio hay autoridades que se mueven —el SAT, el IMSS— y que son, en palabras de Luis Octavio, «organismos vivos». Mantenerse al día con todas ellas sin perder el foco del día a día es materialmente difícil. De ahí que la plataforma avise del cambio, permita asignar la tarea desde ahí mismo y actualice sola el avance para quien la mandó, en lugar de que alguien tenga que pedir reportes de estatus área por área.

Se vale que te falten diez

Es la frase que más se nos quedó grabada, y describe un criterio, no una función.

«Se vale que te falten diez. Lo que no se vale es que no sepas que te faltan diez, o que las escondas. Sino que digas: a ver, me faltan diez, y aquí tengo un plan de corrección para cada uno, y cómo voy en eso, y mientras, cómo lo mitigo, cómo lo controlo.»

Eso, dice, es lo que va construyendo un buen ambiente de control. Y coincide con lo que buscan las autoridades: «que tú hagas lo mejor posible en pro de tus propios clientes, según a lo que te dediques».

Cómo se implementa

Luis Octavio planteó el reto obvio: nada de esto funciona si la empresa no pone la información sobre la mesa. Usó la analogía del médico —si no le dices todos los síntomas, el diagnóstico va a estar parcial— y ella la aceptó, con una distinción: en consultoría sí depende por completo de que haya comunicación y realidad sobre la situación; con la plataforma, hay metodología.

Esa metodología tiene una etapa de discovery para entender los procesos del cliente, un análisis de brechas entre cómo se hacen las cosas hoy y cómo van a operar automatizadas, y ajustes finos para que la transición sea sencilla. La regulación no la carga el cliente: llega mapeada y precargada desde las fuentes según el caso, y se completa siempre de la mano del cliente —a veces él tiene una norma que no estaba, a veces la plataforma trae normas que él no tenía en el radar.

No es solo para bancos

«Está hecho para cualquier industria. Nacimos con la industria financiera por obvias razones: el conocimiento, la experiencia.»

Energía, manufactura, farmacéutica, cualquier otra. La operación es similar entre empresas e industrias; «lo que cambia es con qué lo alimentas»: las regulaciones de la industria, del país, o de los dos países si la empresa opera en zona fronteriza. Y un grupo empresarial con compañías de sectores distintos puede operarlas todas en la misma plataforma.

Todo junto, en un solo lugar

El segundo problema que se propusieron resolver fue el de la integralidad, y aquí está el argumento completo:

«Existen soluciones enfocadas a un cierto tema, y otras a otro, y otras que van superavanzadas en un tema particular. Pero al final, una empresa necesita todo eso junto en un lugar; no tener diez soluciones que te dejan otra vez en información fragmentada, separada. A lo mejor un tema lo tienes bien, pero otro no tanto. Entonces la idea fue integrar y resolver de manera completa, en un solo lugar, para la empresa y para las personas.»